Integritetsmeddelande för OKQ8 mobilitetstjänster

Vi anser att säkerheten rörande dina personuppgifter vid användning av denna webbplats och våra digitala tjänster är viktig och vi tar skyddet av dina personuppgifter på allvar. I denna text informerar vi därför om hur dina personuppgifter behandlas. Texten riktar sig primärt mot dig som nyttjar våra hyrbilar men även dig som till exempel endast nyttjar våra cyklar eller registrerar dig utan att nyttja någon av tjänsterna.

Vår behandling

OK-Q8 AB, org.nr. 556027–3244 (”OKQ8”) är ansvarig för behandling av personuppgifter (personuppgiftsansvarig) som utförs som ett led i att tillhandahålla OKQ8 mobilitetslösningar. Detta integritetsmeddelande syftar till att du som brukare av tjänsterna ska kunna hålla dig informerad om varför OKQ8 behandlar dina personuppgifter och att det går till på ett lagligt sätt. 

För att nyttja våra tjänster behöver du ange vissa personuppgifter, såsom namn, körkortsuppgifter, kontaktuppgifter och betaluppgifter. Dessa uppgifter behandlas för att fullgöra avtalet med dig eller med stöd av vårt berättigade intresse att fullgöra vårt avtal med din arbetsgivare. Uppgifterna kommer från dig eller från din arbetsgivare.

Vid användning av tjänsten genereras även ett antal uppgifter såsom plats, användningshistorik och bränsle- och energiförbrukning. Dessa uppgifter behandlas med stöd av vårt berättigade intresse att tillhandahålla våra tjänster och för att säkerställa säkerhet för våra fordon. Kontaktuppgifter och hyresdata kan även användas för marknadsföring med stöd av vårt berättigade intresse.

Uppgifter som genereras under färd kan även aggregeras och användas för att skapa anonymiserad statistik med stöd av vårt berättigade intresse av verksamhetsutveckling och marknadsföring.

I tabellen nedan ges detaljerade beskrivningar av de olika behandlingarna. 

 

Ändamål:
Marknadsföring

Vad samlas in?
Kontaktuppgifter, hyresdata, adress

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att kunna utföra marknadsundersökningar, utskick med erbjudanden om liknande tjänster 

Lagring:
Tills dess att medlemskapet avslutas

Ändamål:
Tillhandahålla tjänsten

Vad samlas in?
Namn, identitetsuppgifter och vid behov körkortsuppgifter, kontaktuppgifter, betaluppgifter

Laglig grund:
Fullgörande av avtal om den som ingår avtalet är privatkund. Berättigat intresse om avtalet ingås med en organisation till vilken användarna tillhör som hyresgäster, anställda eller liknande förhållande

Lagring:
Medlemskap avslutas efter inaktivitet under 2 år

Ändamål:
Upptäcka, förebygga och förhindra missbruk av tjänsten

Vad samlas in?
Platsinformation (GPS) och annan statusinformation knutet till fordonen som tillgängliggörs internt vid misstanke om brott/missbruk och lämnas till polis på deras begäran

Laglig grund:
Berättigat intresse att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk

Lagring:
Upp till 27 månader

Ändamål:
Fullgörande av avtalsförpliktelser

Vad samlas in?
Debiterade väg- och trafikavgifter, parkeringsavgifter, förelägganden m.m.

 
Laglig grund:
Berättigat intresse av att motparten fullgör avtalet

Lagring:
Upp till 27 månader

Ändamål:
Bokföring

Vad samlas in?
Avtals- och faktureringsuppgifter, inkl. namn och kontaktuppgifter samt om du är privatkund: uppgifter från hyresavtalet såsom personnummer, hyresföremål, belopp, hyrestid, adress m.m. Om du är avtalskund: uppgifter från din faktura, såsom ordernummer, produkt, leveransadress etc.

Laglig grund:
Bokföringslagen

Lagring:
7 år

Ändamål:
Statistik

Vad samlas in?
Hyresdata inklusive upphämtnings- och återlämningsplats, bokad och nyttjad starttid, körd distans samt bränsle-/energiförbrukning

Laglig grund:
Berättigat intresse av att kartlägga och förstå användarna och användningen av tjänsten

Lagring:
Till dess att uppgifterna har anonymiserats

Ändamål:
För hantering av skadeärenden, förlust m.m.

Vad samlas in?
Uppgifter som framgår av hyresavtalet och andra uppgifter som är av betydelse för ärendet, exempelvis övervakningsbilder och annan bevisning

Laglig grund:
Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk

Lagring:
Så länge som det är nödvändigt för att handlägga ärendet och försvara rättsliga anspråk

Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

Dina personuppgifter lämnas normalt inte ut till andra företag. Vid försäkringsskada skickas dock personuppgifter för skadehantering till aktuellt försäkringsbolag.

För dig som är företagsmedlem så ger vi normalt även din arbetsgivare tillgång till vissa personuppgifter (namn, körhistorik och kostnadsställe) knutna till dina tjänsteresor.

Uppgifter kan även komma att lämnas ut till myndigheter med stöd i lag eller om det finns stöd i en intresseavvägning, där OKQ8:s eller tredje mans intresse väger tyngre än intresset av att skydda din personliga integritet och andra fri- och rättigheter. Motsvarande gäller utlämnande av personuppgifter till branschföreningen Biluthyrarna över kunder som har brutit mot hyresavtalet.

Därutöver använder OKQ8 personuppgiftsbiträden för administration av bokningar, avtal, betalningar samt för insamling av platsdata.

Uppgifter kan komma att överföras utanför EU/EES genom OKQ8:s leverantör Stripe vid supportärenden kopplade till betalningar, Stripe Service Providers, Sub-Processors &  Affiliates.

I samband med att du nyttjar vår support på cyklar kan personuppgifter komma att överföras till leverantören Triply som tillhandahåller support av cykeldelningstjänsten.

I samband med att du nyttjar vår support på hyrbil kan personuppgifter komma att överföras till vår underleverantör leverantören Ridecell som tillhandahåller supporten och då även överföras utanför EU/EES.

 

Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till och information om vilka personuppgifter vi har sparat om dig. Du har även rätt att begära radering, rättelse och begränsning av vår behandling av dina personuppgifter.

Du har rätt att invända mot en behandling om du anser att vi saknar ett berättigat intresse som väger tyngre än din personliga integritet eller andra fri- och rättigheter. Du har rätt att återkalla samtycke om sådant inhämtats (notera att detta inte påverkar lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades).

Du har även rätt klaga till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. 

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se kontaktuppgifter nedan.

 

Hur du utövar dina rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter ovan skickar du antingen en skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran till OKQ8 Kundservice nedan eller använder formuläret på
https://www.okq8.se/personuppgifter/ 

Om du skickar ett brev behöver din begäran innehålla ditt fullständiga namn, personnummer, telefonnummer, beskrivning av ärendet och egenhändiga underskrift.

OKQ8 Kundservice
Box 502
774 27 Avesta

Frågor eller klagomål på behandlingen riktas till dataskyddsombudet dso@okq8.se