Information till dig som är medlem i en OK-förening

Denna informationstext gäller dig som är eller vill bli OK-medlem, dvs. medlem i någon av de sju OK-föreningarna. Läs här för mer information om OK-föreningarna. I texten nedan kommer den aktuella OK-föreningen som du är, eller vill bli, medlem i att benämnas som ”vi” eller ”oss”. Det finns separata informationstexter som rör dina personuppgifter som bankkund till OK-Q8 Bank AB och/eller som privatkund till OK-Q8 AB eller annat bolag inom OK och OKQ8 Scandinavia.

Syftet med den här texten är att du ska förstå vad vi gör med dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Det är vi skyldiga att informera om enligt svensk och europeisk dataskyddslagstiftning.

Det är viktigt för oss att skydda din personliga integritet och säkra korrekt hantering av dina personuppgifter.

Denna allmänna informationstext är inte avsedd att ersätta andra informationstexter eller samtycken som du kan komma att tillhandahållas av oss.
Innehållet i denna information kan komma att ändras över tid. Läs därför informationen på nytt varje gång du har funderingar kring användningen av dina personuppgifter.

Vem ansvarar för mina personuppgifter?

När du ansöker om medlemskap är det den OK-förening du blir medlem i som blir personuppgiftsansvarig för administrationen av ditt medlemskap. Är du osäker på vilken OK-förening du är (eller ska bli) medlem i kan du kontakta kundservice, se kontaktuppgifter nedan.


Varifrån kommer mina personuppgifter?

Den främsta källan till personuppgifter om dig är du själv, d.v.s. sådana uppgifter som du lämnar när du blir medlem eller i annat sammanhang ombeds lämna till oss, såsom namn, födelsedatum, personnummer, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer.

Utöver de uppgifter som du själv lämnar till oss, kan vi också få personuppgifter om dig från följande källor:

  • Personuppgifter om dig skapas vid kontakter mellan oss och dig. Vi kan till exempel spara ärendehistorik eller på annat sätt dokumentera din kommunikation med oss. Vi erhåller uppgifter om dina inköp av varor och tjänster från andra bolag inom OK och OKQ8 Scandinavia.

  • Vi hämtar personuppgifter löpande från allmänt tillgängliga källor såsom offentliga register, t.ex. folkbokföringsregistret.

Om du inte lämnar de personuppgifter som efterfrågas är det inte säkert att vi kan erbjuda dig den tjänsten eller produkten som du vill ha eller vidta andra åtgärder som du önskar. I vissa fall kan skyldighet att tillhandahålla personuppgifter föreligga till följd av lagstadgat krav. Vi kommer tydligt att ange när det är obligatoriskt att lämna en viss uppgift för att du ska kunna använda eller få del av viss produkt eller tjänst.


Vem dina personuppgifter kan komma att delas med

För de ändamål som beskrivs nedan kan dina personuppgifter delas med andra enheter inom OK och OKQ8 Scandinavia. Sådan behandling regleras av avtal som har utformats på ett sätt som skyddar dina rättigheter som registrerad. Kontakta kundservice om du önskar mer information om informationsutbytet inom OK och OKQ8 Scandinavia. Personuppgifter kan också lämnas ut utanför OK och OKQ8 Scandinavia. Sådan mottagare kategoriseras i någon av följande kategorier; leverantör av varor och tjänster, samarbetspartner, eller myndighet.

All utlämning av dina personuppgifter kommer ske i enlighet med lag och vi kommer att säkerställa att de personuppgifter som utlämnas endast behandlas för de ändamål för vilka de utlämnats.


Ändamål och laglig grund för behandlingen

Dina personuppgifter i egenskap av medlem i en OK-förening behandlas för följande ändamål och med stöd av den lagliga grund som anges nedan. Det är viktigt för oss att du alltid har koll på vad vi gör med dina personuppgifter, därför kommer listan uppdateras löpande då vi inför nya behandlingar. Du kommer att bli informerad på lämpligt sätt om sådana förändringar, t.ex. via e-post.


Ändamål

Laglig grund

Administration avseende medlemsansökan och nya medlemmar

För att vidta åtgärder på begäran innan avtal ingås

Medlemsadministration:

  • Föra medlemsregister
  • Administration av föreningsverksamheten
  • Interaktion med medlem
  • Administrera insats- och sparkonto

För att fullgöra avtal i vilket du är part

För att fullgöra en rättslig förpliktelse

Administration av medlemskort och medlemsförmåner

För att fullgöra avtal i vilket du är part

Beräkna och betala ut ränta och återbäring

För att fullgöra avtal i vilket du är part

Marknadsföring (se kompletterande information nedan)

Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att marknadsföra våra tjänster

Verksamhetsanalys och aktivitetsanalys i syfte att:

  • Förbättra och anpassa verksamhet/tjänster
  • Framställa beslutsunderlag
  • Framställa statistik
Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna bedriva kostnadseffektiv och relevant näringsverksamhet

Säkerställa tillgång till enhetliga uppdaterade adressuppgifter

För att fullgöra en rättslig förpliktelse, bl.a. upprätthålla korrekta register och uppgifter

Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att upprätthålla korrekta och relevanta och enhetliga register och uppgifter

Ekonomistyrning, bokföring och redovisning

För att fullgöra rättsliga förpliktelser

Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna bedriva kostnadseffektiv och relevant näringsverksamhet

Ärendehantering hos kundservice

För att fullgöra avtal i vilket du är part

För att fullgöra en rättslig förpliktelse

Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna tillhandahålla effektiv support och ärendehantering till medlemmar


Det kan förekomma situationer där vi kan behöva inhämta ditt uttryckliga samtycke för behandling av personuppgifter som inte täcks ovan.


Särskilt om vår behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål

När du gör inköp på en OKQ8-station och drar ditt medlemskort (eller betalar med ditt OKQ8 VISA/betalkort), kommer information om dina inköp att lagras av oss, b.l.a. i syfte att kunna rikta relevanta erbjudanden och marknadsföring till dig som medlem. Detta innebär att du, baserat på dina inköp, kommer att få relevanta erbjudanden från oss. Informationen kan även användas för analys och uppföljning för att mäta förändring av vår kundbas samt för att se effekten av marknadsföringen i förbättringssyfte.

Du som medlem kommer också få månatliga nyhetsbrev eller information om medlemsförmåner. Sådan information och kommunikation kan vara generell (skickas till alla medlemmar) eller riktad (skickas till dig baserat på medlemskategori). Vi sparar vilken kommunikation du har fått och hur du har agerat. Denna information kommer inte samköras med andra källor eller register eller lämnas ut till tredje man utan att ditt samtycke först inhämtas.

Enligt lag gäller särskilda regler för vissa typer av automatiserade beslut som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. OK och OKQ8 Scandinavia kommer inte använda dina uppgifter för sådana beslut utan att du fått kompletterande information och, om nödvändigt, ditt samtycke har inhämtats.


Behandling av personuppgifter utanför EU/EES-området

Dina personuppgifter kan komma att överföras till våra leverantörer och/eller IT-lösningar utanför EU/EES. Vi kommer då att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina uppgifter, såsom att vi använder särskilda standardavtalsklausuler som framtagits och godkänts av EU, för att säkerställa att överföringen och mottagarens behandling sker i överensstämmelse med tillämpliga lagar och regler.


Lagring och gallring av dina personuppgifter

Dina personuppgifter lagras under den tid som är tillåten enligt gällande lag. För behandlingar av personuppgifter där det inte finns någon laglig skyldighet eller regel som anger en viss tidsperiod för lagring, ska inte dina personuppgifter lagras längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna behandlas.

Vi kan spara uppgifter om dig även efter att ditt medlemskap har upphört, om det är nödvändigt för ändamålen att fullgöra en rättslig förpliktelse eller att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi kan också spara dina uppgifter under begränsad tid efter att ditt medlemskap upphört i syfte att återförvärva dig som medlem. Endast uppgifter som är relevanta för nu nämnda ändamål kommer att sparas efter att avtalet upphört, och endast under den tid som är nödvändigt för att uppfylla respektive ändamål.


Dina rättigheter

Enligt EU:s dataskyddslagstiftning har du som registrerad vissa lagstadgade rättigheter.

  • Rätt till invändning mot direkt marknadsföring - Du har rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter som avser dig för direkt marknadsföring. Då ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

  • Rätt till tillgång - Du har rätt till tillgång till dina personuppgifter, vilket innebär att du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas och om så är fallet även få tillgång till personuppgifterna och viss ytterligare information om behandlingen.

  • Rätt till rättelse, radering eller begränsning - Du har rätt till rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter samt rätt att invända mot behandlingen.

  • Rätt att återkalla samtycke - Om och i den mån du lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

  • Rätt till invändning avseende intresseavvägning - När behandling sker med stöd av s.k. intresseavvägning har du rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen. (Gäller från och med 25 maj 2018)

  • Rätt till dataportabilitet - Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa omständigheter har rätt att få del av sådana personuppgifter om dig som du tillhandahållit till oss, i syfte att du ska kunna överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. (Gäller från och med 25 maj 2018)

  • Rätt att klaga till myndighet - Du har rätt att klaga till din nationella dataskyddsmyndighet (i Sverige, Integritetsskyddsmyndigheten) om behandling av dina personuppgifter inte uppfyller kraven enligt EU:s dataskyddslagstiftning.
Uppdaterad senast: 2018-05-21

Kontakt

Om du vill utöva någon av dina lagstadgade rättigheter ber vi dig att skicka en skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran till kundservice via postadress nedan. Din begäran behöver innehålla ditt fullständiga namn, personnummer, telefonnummer, beskrivning av ärendet och din underskrift:

OKQ8 Kundservice
Box 502
774 27 Avesta

Du kan alltid kontakta kundservice om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill komma i kontakt med dataskyddsombudet hos OKQ8 Scandinavia.


Dataskyddsombud för OKQ8 Scandinavia är:
Elisabeth af Burén
dso@okq8.se
Det är dataskyddsombudets uppgift att övervaka att OKQ8 Scandinavia uppfyller Dataskyddsförordningen.