Information till dig som är medlem i en OK-förening

Vem ansvarar för mina personuppgifter?

När du ansöker om och beviljas medlemskap är det den OK-förening du blir medlem i som är personuppgiftsansvarig för administrationen av ditt medlemskap och de behandlingar som följer av medlemskapet. Är du osäker på vilken OK-förening du är (eller ska bli) medlem i kan du kontakta OK Medlemsservice, se kontaktuppgifter nedan.

Varifrån kommer mina personuppgifter?

OK-föreningarnas främsta källa till personuppgifter är medlemmen själv, d.v.s. uppgifter som du lämnar när du ansöker om medlemskap eller i annat sammanhang ombeds lämna, såsom namn, födelsedatum, personnummer, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobilnummer. OK-föreningarna efterfrågar endast personuppgifter som behövs för medlemsansökan och för medlemskapet.

Utöver de uppgifter som du själv lämnar kan din OK-förening också få uppgifter om dig från följande källor:

• Uppgifter om dig skapas vid kontakter mellan din OK-förening och dig, till exempel ärendehistorik eller annan dokumentation av din kommunikation med din OK-förening.
  
  
• Uppgifter om återbäringsgrundande köp av varor och tjänster från OK-föreningarna och OKQ8 Scandinavia.
  
  
• Uppgifter från offentliga register, exempelvis folkbokföringsregistret.
  
  
• Uppgifter från fristående företag vars affärsidé är att sammanställa offentlig information om privatpersoner och företag.

Vem dina personuppgifter kan komma att delas med

För de ändamål som beskrivs nedan kommer din OK-förening att dela dina personuppgifter med juridiska personer inom OKQ8-sfären, bestående av OK-föreningarna, deras koncernbolag och OKQ8 Scandinavia. Sådan delning regleras i avtal utformat på ett sätt som skyddar dina rättigheter som registrerad. Kontakta OK Medlemsservice om du önskar mer information om informationsutbytet inom OKQ8-sfären. 

Personuppgifter lämnas i varierande grad ut även utanför OKQ8-sfären. Mottagare kan antingen vara leverantör av post- och telekommunikationstjänster, myndigheter eller samarbetspartners kring medlemserbjudanden. Utlämning till tredje part sker endast om det är nödvändigt för ändamålet i fråga och det finns stöd i ett samtycke, en rättslig förpliktelse eller med stöd av lag.

Ändamål och laglig grund för behandlingen

Dina personuppgifter i egenskap av medlem i en OK-förening behandlas för följande ändamål och med stöd av den lagliga grund och bevarandetid som anges nedan.

*Observera att det kan förekomma situationer som inte beaktats ovan i vilka ditt samtycke behövs för behandling av personuppgifter, exempelvis vid utlämning av personuppgifter till samarbetspartners utanför OKQ8-sfären eller för viss typ av marknadsföring. Som regel inhämtas samtycket i direkt anslutning till ansökan om medlemskap eller vid nyttjande av ett visst erbjudande eller tjänst.

Särskilt om behandling av personuppgifter för marknadsföringsändamål

Som medlem i en OK-förening erhåller du nyhetsbrev, reklam för varor och tjänster samt medlemsexklusiva erbjudanden av både allmän och personlig karaktär. Vid behandling av personuppgifter för sådana syften är din OK-förening och OK-Q8 AB gemensamt personuppgiftsansvariga.

Klicka på länken om du vill veta mer om hur OKQ8-sfären och dess partners behandlar personuppgifter för marknadsföringsändamål - Personuppgifter/Marknadsföring

Du vet väl att du alltid har rätt att avsäga dig reklam och annan direkt marknadsföring? Detta gör du genom att kontakta OK Medlemsservice. 

Särskilt om behandling av förtroendevaldas personuppgifter

I samband med nominering till förtroendeuppdrag behandlas ditt namn och kontaktuppgifter så som telefon och adressuppgifter. Om och i så fall när du får ett förtroendeuppdrag behöver vi också ditt personnummer och ditt bankkontonummer. Personuppgifterna behövs för att OK ska kunna administrera och genomföra nominering och val av ägarombud, ledamöter och ersättare i regionråd samt valberedningar. För dig som får en förtroendepost behövs uppgifterna för att administrera relationen, dvs avtalet, mellan den förtroendevalda och OK samt för att möjliggöra kontakter mellan OK och förtroendevalda respektive förtroendevalda sinsemellan.

Den legala grunden för behandlingen är intresseavvägning till dess att val av förtroendevalda skett och därefter fullgörande av avtal mellan OK och den förtroendevalda.

OK använder personuppgifterna för att administrera ditt uppdrag i föreningen, för utbetalning av arvode, för rapportering till Skatteverket, utskick av instruktioner och för att kommunicera information avseende uppdraget. Ditt namn, adress och ditt telefonnummer kommer också att finnas tillgängliga för andra förtroendevalda i föreningen.

OK kommer inte att lämna ut personuppgifterna till tredje man utöver publiceringen av namn på egen hemsida och offentliggörande av namn i OK:s andra kanaler till medlemmar samt när föreningen är tvingad till utlämnande enligt lag. Personuppgifterna sparas inte längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet, max två (2) år efter aktuell mandatperiods utgång.

Behandling av personuppgifter utanför EU/EES-området

Dina personuppgifter bearbetas och lagras hos externa leverantörer såväl inom EU/EES-området som i USA. Innan personuppgifter görs åtkomliga för mottagare utanför EU/EES-området vidtas lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina uppgifter och minimera riskerna. I regel är alla personuppgifter som görs åtkomliga för en mottagare i ett tredje land antingen krypterade eller så har de genomgått pseudonymisering för att förhindra obehörig åtkomst, röjande och men. Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler används också för att säkerställa att överföringen och mottagarens behandling sker i överensstämmelse med tillämpliga lagar och regler.

Uppdaterad senast: 2023-07-03