Information till dig som lämnar referenser om arbetssökande

Vi vill med denna text ge dig information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du lämnar referenser om en arbetssökande som ansöker om en anställning inom OKQ8-sfären dvs OKQ8 AB (och dess dotterbolag inklusive OKQ8 Bank, dock inte Q8 Danmark A/S), OK ekonomisk förening (och dess dotterbolag inklusive OK Detaljhandel AB), övriga OK ekonomiska föreningar och enskilda franchisetagare.

Informationen gäller den behandling av dina personuppgifter i anledning av att du lämnar referenser om en arbetssökande.

För oss är det av största vikt att dina personuppgifter och din personliga integritet skyddas på ett korrekt sätt. Enligt EU:s dataskyddsförordning, GDPR, ska vi tillhandahålla information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Personuppgifter

Personuppgifter är all information som identifierar eller kan identifiera dig som person. De personuppgifter som vi behandlar är de som du själv lämnar till oss i samband med att du lämnar referenser och de kontaktuppgifter vi erhållit från arbetssökande för att kunna kontakta dig för att ta referenser.


Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är enligt GDPR den som bestämmer ändamål och medel för behandling av personuppgifter och enligt GDPR ska personuppgiftsansvarigs identitet och dennes kontaktuppgifter uppges när personuppgifter samlas in.

När någon ansöker om anställning inom OKQ8-sfären är det den juridiska personen (t.ex. OKQ8 AB) hos vilket denne ansöker om anställning som är personuppgiftsansvarig. Det framgår av annonsen till den tjänst som arbetssökande söker vilken juridisk person som är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter vid ansökan till tjänsten.

Med ”vi” och ”oss” avses i denna informationstext enbart personuppgiftsansvarig, om inte annat är uppenbart.


Varifrån personuppgifterna om dig kommer m.m.

De personuppgifter som vi behandlar om dig kommer från följande källor:

A. Du tillhandahåller personuppgifter genom samtal med rekryterande chef eller motsvarande, eller i portalen för referenstagning vid digital referenstagning (typiskt genom att via digitala tjänster fylla i och skicka in svar på frågeformulär som vi tillhandahåller).

B. Vi har erhållit kontaktuppgifter och eventuell annan information om dig som referens från en arbetssökande.

För information om vilka personuppgifter som behandlas se närmare nedan nästa avsnitt.
Vänligen notera att då du använder våra digitala tjänster eller besöker våra webb-sidor på internet kan vi komma att behandla cookies enligt särskilt lämnad information om det.

Ditt tillhandahållande av personuppgifter är frivilligt.


Ändamål och rättslig grund

Enligt GDPR ska vi ange ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter.


Ändamål 1

Ändamål

Genomförande av rekryteringsprocessen avseende sökt tjänst

Rättslig grund

Intresseavvägning (berättigat intresse, som överväger registrerads intressen, grundläggande rättigheter och friheter och krav på skydd av personuppgifter (artikel 6.1.f GDPR))

Berättigat intresse: att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt.

Behandlade personuppgifter

A. de uppgifter som du tillhandahåller oss inom ramen för ditt lämnande av referenser. 

B. de uppgifter vi erhållit från arbetssökande som uppgivit dig som referens.

C. lämnas referenser via det digitala verktyget behandlas följande personuppgifter:

- Referentens namn
- E-postadress
- Mobiltelefonnummer
- IP-adress
- Referensernas svar på referenstagningsfrågor
- Eventuellt personnummer om BankID är aktiverat som verifieringsmetod

 


 

Kategorier av mottagare

De kategorier av mottagare som ska ta del av personuppgifterna är i första hand en eller flera chefer för den verksamhet inom vilket tjänsten är placerad, typiskt rekryterande chef och, dennes chef, i tillämpliga fall, utvald person, eller personer, i det rekryterande teamet, samt i tillämpa fall, personal hos vår HR-avdelning som hanterar eller bistår vid rekryteringar. Personuppgifter kan även komma att delas med annan personal, såväl inom det rekryterande bolaget som inom andra bolag inom OKQ8-sfären om detta bedömts nödvändigt för att genomföra rekryteringsprocessen avseende aktuell tjänst på ett ändamålsenligt sätt.
 
Vi kan även komma att dela personuppgifter med leverantörer av tjänster som vi använder för att genomföra rekrytering, såsom samarbetspartner för referenstagning. I sådana fall ska det finnas avtal på plats som begränsar mottagarnas användning till de ändamål som vi informerat dig om och som förbjuder dem att använda personuppgifter för andra ändamål.

Vår användning av digitala tjänster (såsom rekryteringsverktyg med möjlighet att ansöka online) innebär att teknikleverantörer av sådan teknik, som används av oss, kan komma att behandla dina personuppgifter. Dessa leverantörer anlitas i förekommande fall för att tillhandahålla vissa digitala tjänster till oss. I sådana fall ska det finnas avtal på plats som begränsar mottagarnas användning till de ändamål som vi informerat dig om och som förbjuder dem att använda personuppgifter för andra ändamål och som ålägger dem en tystnadsplikt.

I den mån myndighet begär ut personuppgifter från oss kommer vi att tillgodose sådan begäran, om så krävs enligt lag, till exempel som ett led i ett ärende rörande tillämpning av diskrimineringslagstiftning.

 


Överföring utanför EU/EES

Vår användning av digitala tjänster (såsom rekryteringsverktyg med möjlighet att ansöka online via internet) innebär att vi anlitar teknikleverantörer, i första hand etablerade inom EU/EES. Dessa kan i sin tur anlita underleverantörer för olika tekniska tjänster. När det medför att dina personuppgifter förs utanför EU/EES sker sådan överföring med stöd av så kallade standardavtalsklausuler, om inte överföring sker till ett land för vilket ett beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå föreligger. Vad gäller tillämpningen av standardavtalsklausuler för överföring till tredje land används inom ramen för dessa modul II om leverantören som vi avtalar med är etablerad utanför EU och modul III om denne är etablerad inom EU.

Tillämpliga beslut från EU-kommissionen finns tillgängliga bland annat via tjänsten EUR-Lex. Däribland särskilt Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 av den 4 juni 2021 om standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter till tredjeländer i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679.

 

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

I anledning av ändamål 1 ovan kan personuppgifter komma att sparas upp till 28 månader efter att ansökan skickades in till oss, eller längre om det under denna tid initieras ett rättsligt ärende rörande tillsättning av aktuell tjänst eller annat rättsligt förfarande med anledning av rekryteringen. Dessa kriterier för sparande av uppgifter har sin grund i preskriptionstiderna enligt gällande diskrimineringslagstiftning. 

 

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du vissa lagstadgade rättigheter i relation till dina personuppgifter som en personuppgiftsansvarig behandlar.

  • Rätt till information och tillgång – Du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas och om så är fallet även få tillgång till personuppgifterna och viss ytterligare information om behandlingen.

  • Rätt till rättelse – Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

  • Rätt till begränsning – Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att förhindra oss från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra oss från att radera uppgifter, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.

  • Rätt till radering – Du har rätt att vända dig till personuppgiftsansvarig och begära att de personuppgifter denne behandlar raderas. Vi kommer att tillgodose sådan begäran om inte vi har laglig grund att motsätta oss raderingen och vi kommer då att informera dig om det.

  • Rätt till dataportabilitet – När du har tillhandahållit personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal har du rätt att föra över dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

  • Rätt att klaga till myndighet – Du har rätt att klaga till din nationella dataskyddsmyndighet (i Sverige, Integritetskyddsmyndigheten).

  • Rätt att återkalla samtycke – när behandlingen grundar sig på samtycke föreligger en rätt att när som helst återkalla sådant samtycke (utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen på grundval av samtycket innan detta återkallades).

  • Rätt till invändning avseende intresseavvägning – När behandling sker med stöd av s.k. intresseavvägning (d.v.s. enligt artikel 6.1 f GDPR) har du rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen. Om vi inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste vi upphöra med behandlingen.

  • Rätt till invändning mot direkt marknadsföring – Du har rätt att när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Då ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.

Uppdaterad senast: 2022-03-15

Kontakt

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig: Se aktuell annons.

Är du osäker på vem som är personuppgiftsansvarig eller dennes kontaktuppgifter kan du alltid kontakta OKQ8 Kundservice för ytterligare information.

Kontaktuppgifter till Dataskyddsombud:
E-mail Dataskyddsombud OKQ8: dso@okq8.se

Postadress:
Dataskyddsombudet
Sveavägen 155
Box 23900
704 35 Stockholm

I de fall att personuppgiftsansvarig har annat eget Dataskyddsombud och du inte får kontaktuppgifter till denne på annat sätt kan OKQ8:s Dataskyddsombud hjälpa dig att få kontakt med denne.

Om du vill utöva någon av dina lagstadgade rättigheter ber vi dig att skicka en begäran till OKQ8 Kundservice.

OKQ8 Kundservice
Box 502
774 27 Avesta

 

För mer information och möjlighet att ladda ned vår integritetspolicy klicka här: Personuppgifter

För information till arbetssökande klicka här: Personuppgifter | Rekrytering