Denna informationstext beskriver hur OKQ8 samlar in och behandlar dina personuppgifter inom ramen för tjänsten OKQ8 Hyrbil. Detta är en tjänst för att erbjuda dig möjligheten att på ett enkelt och smidigt sätt via OKQ8 appen boka och nyttja samt hantera bokningar av hyrfordon. För denna behandling är OKQ8 AB personuppgiftsansvarig.
Ändamål:
Ingå och fullgöra hyresavtalet.
Vad samlas in?
Kontakt- och identitetsuppgifter såsom namn, adress, mobilnummer, e-postadress person- eller samordningsnummer, samt eventuellt andra avtalsuppgifter som lämnats av dig eller din arbetsgivare samband med användande av tjänsten.
Laglig grund:
Uppfylla avtalet
Lagring:
Kontaktuppgifter, personnummer samt avtalsuppgifter sparas i 7 + innevarande år.
Ändamål:
Säkerställa att hyrestagaren är behörig att ingå hyresavtalet1.
Vad samlas in?
Körkortsuppgifter
Laglig grund:
Rättslig förpliktelse
Lagring:
Sparas så länge du är registrerad användare av tjänsten, men aldrig längre än 2 år.
Ändamål:
Säkerställa att hyrestagaren/föraren uppfyller vissa åtaganden i hyresavtalet, såsom att göra fordonet tillgängligt, överenskommen avlämningsplats, och beivra infart i förbudszoner. Identifiera och lokalisera fordonet i samband med assistans.
Vad samlas in?
Telematikdata såsom platsdata, ip-adresser och enhets-id.
Laglig grund:
Uppfylla avtalet
Lagring:
Telematikdata sparas i högst 5 arbetsdagar efter avslutat hyresavtal för att därefter raderas.
Ändamål:
Övrig information används för att användaren ska kunna anmäla en skada, olycka eller särskild händelse.
Vad samlas in?
Övrig information, såsom bilder och beskrivningar mm som användaren laddar upp i appen.
Laglig grund:
Berättigat intresse av att få tillgång till information i nära anslutning till anmälda händelsen.
Lagring:
Övrig information så länge som det är nödvändigt för att exempelvis skadan är slutligt reglerad eller behovet av lagring i övrigt har upphört.
Ändamål:
Underhålls- och servicesyfte samt att förse dig med relevant information under färd.
Vad samlas in?
Diagnos- och servicedata, såsom körsträcka, tid, bränslenivåer, vätskenivåer mm.
Laglig grund:
Berättigat intresse av att hålla fordonsflottan i kördugligt skick och erbjuda hyrestagaren en positiv körupplevelse.
Lagring:
Erbjudanden som avser annat än drivmedel Diagnos- och servicedata sparas i högst 5 arbetsdagar efter avslutat hyresavtal för att därefter raderas.
Ändamål:
Erbjuda kundtjänst med hög tillgänglighets- och servicenivå.
Vad samlas in?
Inspelade kundtjänstsamtal behövs för att utbilda personalen.
Laglig grund:
Kundtjänstinformation, såsom namn, plats, händelseuppgifter, ärendeloggar och i vissa fall inspelade samtal. Berättigat intresse av att erbjuda hyrestagaren en positiv kundtjänstupplevelse.
Lagring:
Inspelade kundtjänstsamtal efter återkallande av samtycke eller efter 12 månader.
Ändamål:
Identifiera och lokalisera fordonet i syfte att hantera detta efter avslutad hyresperiod.
Vad samlas in?
Telematikdata såsom platsdata, ip-adresser och enhets-id.
Laglig grund:
Berättigat intresse att hantera hyrbilsflottan på ett effektivt sätt.
Lagring:
Telematikdata sparas i högst 5 arbetsdagar efter avslutat hyresavtal för att därefter raderas.
Ändamål:
Bokföring
Vad samlas in?
Uppgifter som framgår av hyresavtalet, inbegripet kontakt- och identifieringsuppgifter.
Laglig grund:
Rättslig förpliktelse enligt bokföringslagen.
Lagring:
Namn, kontaktuppgifter samt betaluppgifter som utgör en del av hyresavtalet sparas i 7 år + innevarande år för att därefter raderas.
Ändamål:
Personlig marknadsföring med e-post, SMS och andra elektroniska kommunikationstjänster
Vad samlas in?
Namn, bostadsadress, e-postadress och mobilnummer.
Laglig grund:
Samtycke, som du lämnar när du registrerar ditt konto.
Lagring:
Uppgifterna används för marknadsföring tills dess samtycket har återkallats eller högst 2 år från senaste hyrestillfälle.
Ändamål:
Försvar av rättsliga anspråk
Vad samlas in?
Uppgifter som framgår av hyresavtalet, inbegripet kontakt- och identifierings-uppgifter.
Laglig grund:
Berättigat intresse av att försvara rättliga anspråk på ersättning, exempelvis vid utebliven betalning, skador eller förlust.
Lagring:
Senast 3 år efter hyresavtalets upphörande för att därefter raderas.
1Transportstyrelsen
Vi gör slagningar mot Transportstyrelsens register i samband med hyresavtalets ingående. Detta gör vi för att kunna ingå hyresavtalet med dig. Transportstyrelsen är personuppgiftsansvarig för sådan personuppgiftsbehandling som görs inom ramen för sin verksamhet, inbegripet att svara på frågor som rör körkortsinnehav.
För att tillhandahålla tjänsten samarbetar OKQ8 med olika leverantörer (personuppgiftsbiträden). I samband med detta överförs avidentifierade personuppgifter till USA och Indien, vilket innebär att mottagarna saknar möjligheter att identifiera dig som användare av tjänsten. Överföringen sker med stöd av Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler och tillsammans tillgodoser de ett effektivt skydd för den personliga integriteten.
Alla anknutna kundtjänstärenden hanteras av ett externt företag i Sverige med vilken OKQ8 tecknat personuppgiftsbiträdesavtal.
Logga in